Datenschutzerklärung für die Qevinto-Website

Verantwortlicher

Verantwortlicher ist:

Qevinto Oy
Geschäftsregisternummer: 3583823-3
Rovaniemi, Lappland, Finnland
E-Mail: contact@qevinto.com

In dieser Datenschutzerklärung beziehen sich „Qevinto“, „wir“, „uns“ und „unser“ auf die Qevinto Oy.

Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit Folgendem verarbeitet werden:

• Qevintos Website unter qevinto.com;
• Anfragen, die per E-Mail oder über Kontaktfunktionen der Website an Qevinto gesendet werden;
• Anfragen zum GreetScribe-Pilot, zur Warteliste, zum Produkt oder zum Service;
• Cookie-Einwilligungsmanagement;
• Analytics, sofern die erforderliche Analytics-Einwilligung erteilt wurde;
• Bereitstellung, Wartung, Sicherheit und Fehlersuche der Website;
• B2B-Kommunikation und Beziehungsmanagement; und
• Qevintos eigene Unternehmensverwaltung, rechtliche und Compliance-bezogene Tätigkeiten.

Für Qevintos eigene Website und geschäftliche Kommunikation handelt Qevinto als Verantwortlicher. Bei künftigen kundenindividuellen GreetScribe-Umsetzungen können Kunde und Qevinto je nach vereinbartem Service-Modell und Datenflüssen unterschiedliche Rollen einnehmen. Dienstspezifische Bedingungen zur Datenverarbeitung werden, sofern erforderlich, gesondert vereinbart.

Verarbeitete personenbezogene Daten

Qevinto verarbeitet nur personenbezogene Daten, die für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich und einschlägig sind.

3.1 Kontakt- und Anfragedaten

Wenn Sie Qevinto kontaktieren, können wir verarbeiten:

• Ihren Namen;
• Ihre E-Mail-Adresse;
• den Namen Ihres Unternehmens, Ihrer Unterkunft, Ihres Betriebs oder Ihrer Organisation;
• Ihre Rolle oder Ihren beruflichen Kontext, sofern Sie diesen mitteilen;
• Ihre bevorzugte Sprache;
• das Thema Ihrer Anfrage;
• Ihre Nachricht und sonstige Freitextangaben;
• Ihren ungefähren Servicebedarf, Ihr Anfragenvolumen oder Ihren Zeitrahmen, sofern angegeben; und
• alle weiteren Angaben, die Sie in Ihre Kommunikation aufnehmen.

Manche Kontaktfunktionen der Website können Ihr E-Mail-Programm mit einer vorausgefüllten Nachricht an contact@qevinto.com öffnen. Die Nachricht wird in diesem Fall erst dann an Qevinto gesendet, wenn Sie sie aus Ihrem E-Mail-Programm absenden.

3.2 GreetScribe-bezogene Anfragedaten

Wenn Sie uns zu GreetScribe, einem Piloten, einer Warteliste oder einer möglichen Service-Umsetzung kontaktieren, können wir verarbeiten:

• Ihren Namen;
• Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse;
• den Namen Ihres Unternehmens, Ihrer Unterkunft, Ihres Betriebs oder Ihrer Organisation;
• Informationen zu Ihrem Geschäft, Ihren Unterkünften, Einheiten, Aktivitäten, Diensten oder Gästekommunikations-Anforderungen;
• Hinweise zu Ihrer Anfrage, Ihren Pilotzielen oder Ihren Service-Bedürfnissen;
• zugehörige Korrespondenz; und
• weitere Angaben, die Sie freiwillig machen.

3.3 Technische Website-Daten

Beim Besuch der Website können technische Daten für Bereitstellung, Sicherheit, Wartung, Fehlersuche und Missbrauchsabwehr verarbeitet werden. Dazu können gehören:

• IP-Adresse;
• Browser- und Geräteinformationen;
• User-Agent;
• angeforderte Seite oder URL;
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
• Referrer-Informationen, sofern verfügbar;
• Fehlerprotokolle; und
• sicherheitsrelevante Protokolle.

Technische Daten werden nur insoweit verwendet, wie es zum Betrieb, Schutz und zur Fehlersuche der Website erforderlich ist.

3.4 Cookie-, Einwilligungs- und Analytics-Daten

Die Website kann Cookies oder ähnliche Technologien verwenden. Nicht notwendige Cookies, etwa Analyse-Cookies, werden nur eingesetzt, wenn die erforderliche Einwilligung erteilt wurde.

Qevinto nutzt ein erstanbieterbasiertes Cookie-Einstellungspanel zur Verwaltung der Cookie-Entscheidungen. Im Rahmen des Einwilligungsmanagements können wir Angaben wie Einwilligungsstatus, ausgewählte Cookie-Kategorien, Zeitstempel der Einwilligung, Browser-Informationen und damit zusammenhängende Einwilligungsdaten verarbeiten.

Qevinto lädt derzeit keine Analytics-Skripte. Analytics kann später nur dann hinzugefügt werden, wenn dies entsprechend der Analytics-Einwilligung des Besuchers implementiert und aktiviert wird. Analytics kann Informationen wie Seitenaufrufe, Nutzungsereignisse, Browser- und Geräteinformationen, ungefähre Standortdaten, Analytics-Kennungen und aggregierte Performance-Daten der Website verarbeiten.

Qevinto verwendet Analytics nicht zur Identifizierung einzelner Besucher.

3.5 Daten der E-Mail-Kommunikation

Qevinto nutzt E-Mail für Anfragen, geschäftliche Kommunikation, Kundengespräche und Service-bezogene Kommunikation. Die E-Mail-Verarbeitung kann Folgendes umfassen:

• E-Mail-Adressen von Absender und Empfänger;
• Betreff der Nachricht;
• Inhalt der Nachricht;
• Sende- und Empfangszeitpunkt;
• etwaige Anhänge; und
• Metadaten des E-Mail-Threads.

Der Zugriff auf Qevintos E-Mail-Postfach ist auf befugte Personen beschränkt.

Quellen personenbezogener Daten

Qevinto erhält personenbezogene Daten von:

• Ihnen direkt, wenn Sie uns eine Nachricht oder Anfrage senden;
• Ihrem E-Mail-Programm oder E-Mail-Dienst, wenn Sie Qevinto eine Nachricht senden;
• der technischen Nutzung der Website;
• dem Einwilligungs-Tool, sofern eingesetzt;
• Analytics, sofern die Analytics-Einwilligung erteilt wurde; und
• Kunden oder Kundensystemen bei kundenindividuellen GreetScribe- oder Chatbot-Umsetzungen, sofern gesondert vereinbart.

Zwecke der Verarbeitung

Qevinto verarbeitet personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Beantwortung von Anfragen;
• Bearbeitung von Service-, Piloten- und Warteliste-Anfragen;
• Beurteilung, ob Qevintos Leistungen zu einem angefragten Anwendungsfall passen;
• Vorbereitung einer möglichen Kundenbeziehung oder eines Vertrags;
• Verwaltung von B2B-Kommunikation und Geschäftsbeziehungen;
• Betrieb, Wartung und Absicherung der Website;
• Fehlersuche und Missbrauchsvermeidung;
• Verwaltung von Cookie- und Analytics-Einwilligungen;
• Messung und Verbesserung der Website-Performance über Analytics, sofern eine Einwilligung vorliegt;
• Versand elektronischer Direktwerbung nur, soweit zulässig;
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen;
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen; und
• Erbringung kundenindividueller GreetScribe-, Chatbot-, KI-Assistenten- oder verwandter Leistungen gemäß den geltenden Vereinbarungen.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Qevinto verarbeitet personenbezogene Daten nur auf einer Rechtsgrundlage nach geltendem Datenschutzrecht.

6.1 Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen

Qevinto kann personenbezogene Daten verarbeiten, soweit dies erforderlich ist, um eine Anfrage zu beantworten, einen angefragten Piloten zu bewerten, ein Angebot vorzubereiten, eine mögliche Kundenbeziehung zu besprechen oder vereinbarte Leistungen zu erbringen.

6.2 Berechtigte Interessen

Qevinto kann personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, etwa für:

• die Beantwortung allgemeiner B2B-Anfragen;
• die Pflege geschäftlicher Kontakte und beruflicher Beziehungen;
• den Betrieb und die Absicherung der Website;
• die Fehlersuche;
• die Missbrauchsabwehr und den Systemschutz;
• die Pflege interner Geschäftsunterlagen; und
• establishing, exercising, or defending legal claims.

Qevintos berechtigte Interessen bestehen darin, das Geschäft zu betreiben und weiterzuentwickeln, mit relevanten Geschäftskontakten zu kommunizieren, die Systeme zu schützen und rechtliche und administrative Belange zu regeln.

6.3 Einwilligung

Qevinto stützt sich auf eine Einwilligung, wo dies erforderlich ist, insbesondere für:

• nicht notwendige Cookies;
• analytics;
• Marketing-Cookies oder ähnliche Technologien, sofern verwendet; und
• elektronische Direktwerbung, soweit eine Einwilligung erforderlich ist.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor dem Widerruf erfolgt ist.

6.4 Rechtliche Verpflichtung

Qevinto kann personenbezogene Daten verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlich ist, etwa in Bezug auf Buchhaltung, Steuern oder Anforderungen von Behörden.

Cookies und ähnliche Technologien

Die Website kann Cookies und ähnliche Technologien verwenden. Manche Cookies sind für den Betrieb erforderlich. Andere, etwa Analytics-Cookies, werden nur mit der nötigen Einwilligung gesetzt.

Qevinto nutzt ein erstanbieterbasiertes Cookie-Einstellungspanel, damit Besucher Cookie-Entscheidungen annehmen, ablehnen, ändern oder widerrufen können. Weitere Cookie-Informationen können über den Cookie-Banner, die Cookie-Einstellungen oder die Cookie-Erklärung auf der Website bereitgestellt werden.

analytics

Qevinto lädt derzeit keine Analytics-Skripte. Analytics kann später nur dann hinzugefügt werden, wenn dies entsprechend der Analytics-Einwilligung des Besuchers implementiert und aktiviert wird.

Analytics hilft Qevinto zu verstehen, wie die Website genutzt wird, welche Seiten besucht werden und wie die Website verbessert werden kann. Qevinto nutzt Analytics weder zur Identifizierung einzelner Besucher noch zur Treffung wesentlicher Entscheidungen über sie.

Elektronische Direktwerbung

Qevinto kann Kontaktdaten verwenden, um Anfragen zu beantworten und zu möglichen Projekten, Piloten, Leistungen, Kooperationen oder Schulungen zu kommunizieren.

Qevinto versendet elektronische Direktwerbung nur, soweit dies zulässig ist. Grundlage kann eine Einwilligung, eine bestehende Kundenbeziehung gemäß geltendem Recht oder die einschlägigen B2B-Kommunikationsregeln sein. Werbemitteilungen weisen den Absender aus und bieten eine einfache Abmelde- oder Widerspruchsmöglichkeit.

Qevinto kann minimale Abmeldedaten aufbewahren, um Werbe-Widersprüche dauerhaft zu beachten.

GreetScribe und kundenindividuelle Umsetzungen

GreetScribe ist Qevintos Chatbot- und Kundenschnittstellen-Lösung für Hotels, Beherbergungsbetriebe, Gastgeber, Tourismusunternehmen, Aktivitätsanbieter und weitere Hospitality-Betriebe.

Für Qevintos eigene Website und geschäftliche Kommunikation handelt Qevinto als Verantwortlicher. Bei künftigen kundenindividuellen GreetScribe-Umsetzungen können Kunde und Qevinto je nach Service-Modell und Datenflüssen unterschiedliche Rollen einnehmen.

Soweit Qevinto personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, richtet sich die Verarbeitung nach dem Kundenvertrag und, sofern erforderlich, einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Dienstspezifische Bedingungen werden, sofern erforderlich, gesondert vereinbart.

GreetScribe ist nicht für die Erhebung besonderer Kategorien personenbezogener Daten oder unnötig sensibler Informationen bestimmt. Über den Service sollten keine überflüssigen sensiblen personenbezogenen Daten übermittelt werden.

Empfänger und Dienstleister

Qevinto kann personenbezogene Daten offenlegen oder zugänglich machen, soweit dies für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist.

Empfänger und Dienstleister können sein:

• E-Mail-Dienstleister;
• Hosting- und technische Dienstleister;
• Anbieter für Einwilligungsmanagement;
• Analytics-Anbieter, sofern eine Einwilligung vorliegt;
• professionelle Berater;
• Behörden, Gerichte oder Regulierer, soweit gesetzlich erforderlich; und
• kundenindividuelle Dienstleister, sofern gesondert vereinbart.

Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag von Qevinto, achtet Qevinto auf geeignete Verträge und Auftragsverarbeitungsbedingungen.

Übermittlungen außerhalb der EU oder des EWR

Manche Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten möglicherweise außerhalb der EU oder des EWR. In diesem Fall setzt Qevinto die nach geltendem Datenschutzrecht erforderlichen Schutzmaßnahmen ein, etwa Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln oder andere zulässige Übermittlungsmechanismen.

Aufbewahrung

Qevinto speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die hier beschriebenen Zwecke erforderlich ist oder gesetzlich, vertraglich, durch Rechtsansprüche, Sicherheits- oder Buchhaltungspflichten gefordert wird.

Sobald personenbezogene Daten nicht mehr benötigt werden, werden sie innerhalb einer angemessenen Frist gelöscht oder anonymisiert.

Sicherheit

Qevinto schützt personenbezogene Daten mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen. Der Zugriff ist auf das erforderliche Maß beschränkt.

Keine Website und keine Online-Kommunikation kann als vollständig sicher garantiert werden. Bitte vermeiden Sie das Senden sensibler oder überflüssiger personenbezogener Daten über Formulare oder E-Mail.

Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Qevintos Website trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen auf Personen haben.

Qevinto setzt die Website nicht für automatisierte Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO ein.

Analytics ist derzeit nicht aktiv. Wird Analytics später hinzugefügt, erfolgt der Einsatz nur entsprechend der gewählten Analytics-Einwilligungskategorie und nicht zur Identifizierung einzelner Besucher oder zur Treffung wesentlicher Entscheidungen über sie.

GreetScribe unterstützt Chatbot-Kommunikation, beantwortet Fragen, hilft beim Routing und unterstützt Service-Abläufe. Er trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über Personen.

Kinder

Qevintos Website richtet sich an Unternehmen, Fachleute, Hospitality-Betriebe, Tourismusunternehmen, Beherbergungsbetriebe, Gastgeber und sonstige geschäftliche Nutzer. Die Website ist nicht an Kinder unter 13 Jahren gerichtet, und Qevinto erhebt nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern über die Website.

Ihre Rechte

Vorbehaltlich der Voraussetzungen und Einschränkungen des geltenden Datenschutzrechts können Sie folgende Rechte haben:

• das Recht auf Information über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten;
• das Recht auf Auskunft;
• das Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten;
• das Recht auf Löschung;
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung;
• das Recht, einer auf berechtigtem Interesse beruhenden Verarbeitung zu widersprechen;
• das Recht, eine Einwilligung zu widerrufen, sofern die Verarbeitung darauf beruht;
• das Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar;
• das Recht, elektronischer Direktwerbung zu widersprechen; und
• das Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung unterworfen zu sein, soweit anwendbar.

Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie sich wenden an:

contact@qevinto.com

Qevinto kann verlangen, Ihre Identität zu bestätigen, bevor wir Ihre Anfrage bearbeiten. Nicht alle Rechte greifen in allen Situationen, und gesetzliche Einschränkungen können gelten.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das geltende Datenschutzrecht verstößt.

In Finnland ist die zuständige Aufsichtsbehörde das Büro des Datenschutzbeauftragten.

Sie können sich auch zuerst an Qevinto wenden, damit wir die Angelegenheit klären können.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Qevinto kann diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn sich Website, Leistungen, Anbieter, Cookies, Analytics, GreetScribe-Umsetzungen, technische Systeme oder rechtliche Anforderungen ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung wird auf Qevintos Website veröffentlicht. Wesentliche Änderungen können gesondert mitgeteilt werden, soweit angemessen.