Integritetspolicy för Qevintos webbplats

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är:

Qevinto Oy
Organisationsnummer: 3583823-3
Rovaniemi, Lappland, Finland
E-post: contact@qevinto.com

I denna policy avser ”Qevinto”, ”vi”, ”oss” och ”vårt” Qevinto Oy.

Policyns omfattning

Denna policy gäller personuppgifter som behandlas i samband med:

• Qevintos webbplats qevinto.com;
• förfrågningar skickade till Qevinto via e-post eller webbplatsens kontaktfunktioner;
• förfrågningar om GreetScribe-pilot, väntelista, produkt eller tjänst;
• hantering av cookie-samtycken;
• analytics, om besökaren har gett det analytics-samtycke som krävs;
• leverans av webbplatsen, underhåll, säkerhet och felsökning;
• B2B-kommunikation och relationshantering; och
• Qevintos egen företagsadministration samt juridiska och regelefterlevnadsaktiviteter.

För Qevintos egen webbplats och affärskommunikation agerar Qevinto som personuppgiftsansvarig. Vid framtida kundspecifika GreetScribe-implementationer kan kunden och Qevinto ha skilda roller beroende på överenskommen tjänstemodell och dataflöden. Tjänstespecifika villkor för databehandling avtalas separat där det krävs.

Personuppgifter vi behandlar

Qevinto behandlar endast personuppgifter som är relevanta och nödvändiga för de syften som beskrivs i denna policy.

3.1 Kontakt- och förfrågningsdata

Om ni kontaktar Qevinto kan vi behandla:

• ert namn;
• er e-postadress;
• namnet på ert företag, anläggning, operatör eller organisation;
• er roll eller yrkesmässiga kontext, om ni anger den;
• ert önskade språk;
• ärendet för er förfrågan;
• ert meddelande och annat fritextinnehåll;
• ert ungefärliga tjänstebehov, förfrågningsvolym eller tidsplan, om ni anger det; och
• all annan information ni väljer att inkludera i er kommunikation.

Vissa kontaktfunktioner på webbplatsen kan öppna er e-postklient med ett förifyllt meddelande till contact@qevinto.com. Meddelandet skickas då inte till Qevinto förrän ni skickar det från er egen klient.

3.2 GreetScribe-relaterad förfrågningsdata

Om ni kontaktar oss om GreetScribe, en pilot, en väntelista eller en möjlig tjänsteimplementation kan vi behandla:

• ert namn;
• er jobb-e-postadress;
• namnet på ert företag, anläggning, operatör eller organisation;
• information om er verksamhet, anläggningar, enheter, aktiviteter, tjänster eller behov av gästkommunikation;
• anteckningar om er förfrågan, pilotmål eller tjänstebehov;
• tillhörande korrespondens; och
• annan information ni väljer att lämna.

3.3 Tekniska webbplatsdata

När ni besöker webbplatsen kan tekniska data behandlas för leverans, säkerhet, underhåll, felsökning och förhindrande av missbruk. Detta kan omfatta:

• IP-adress;
• webbläsar- och enhetsinformation;
• user agent;
• begärd sida eller URL;
• datum och tid för åtkomst;
• referrerinformation, om tillgänglig;
• felloggar; och
• säkerhetsrelaterade loggar.

Tekniska data används endast i den utsträckning som krävs för drift, skydd och felsökning av webbplatsen.

3.4 Data om cookies, samtycke och analytics

Webbplatsen kan använda cookies eller liknande tekniker. Icke-nödvändiga cookies, t.ex. analyscookies, används endast där samtycke har givits.

Qevinto använder en cookiepanel från första part för att hantera cookie-val. Inom samtyckeshanteringen kan vi behandla uppgifter som samtyckesstatus, valda cookiekategorier, tidsstämplar, webbläsarinformation och relaterade samtyckesposter.

Qevinto laddar för närvarande inga analytics-skript. Analytics kan läggas till senare endast om det implementeras och aktiveras enligt besökarens analytics-samtycke. Analytics kan behandla information som sidvisningar, användningsevent, webbläsar- och enhetsinformation, ungefärlig plats, analytics-identifierare och aggregerade prestandadata för webbplatsen.

Qevinto använder inte analytics för att identifiera enskilda besökare.

3.5 Data om e-postkommunikation

Qevinto använder e-post för förfrågningar, affärskommunikation, kunddialog och tjänsterelaterad kommunikation. E-postbehandling kan omfatta:

• avsändarens och mottagarens e-postadresser;
• meddelandets ämne;
• meddelandets innehåll;
• tid för avsändande och mottagande;
• eventuella bilagor; och
• metadata för e-posttråden.

Tillgång till Qevintos e-post är begränsad till behöriga användare.

Källor till personuppgifter

Qevinto tar emot personuppgifter från:

• från er direkt, när ni skickar oss ett meddelande eller en förfrågan;
• från er e-postklient eller e-posttjänst när ni skickar ett meddelande till Qevinto;
• teknisk användning av webbplatsen;
• från verktyget för samtyckeshantering, där det används;
• från analytics, där analytics-samtycke har getts; och
• från kunder eller kundsystem i kundspecifika GreetScribe- eller chatbotimplementationer, där det avtalats separat.

Behandlingens syften

Qevinto behandlar personuppgifter för följande ändamål:

• besvara förfrågningar;
• hantera förfrågningar om tjänster, piloter och väntelistor;
• bedöma om Qevintos tjänster passar ett önskat användningsfall;
• förbereda en möjlig kundrelation eller ett avtal;
• hantera B2B-kommunikation och affärsrelationer;
• driva, underhålla och säkra webbplatsen;
• felsöka och förhindra missbruk;
• hantera samtycken för cookies och analytics;
• mäta och förbättra webbplatsens prestanda via analytics, där analytics-samtycke har getts;
• skicka elektronisk direktmarknadsföring endast där det är lagligt;
• uppfylla rättsliga skyldigheter;
• fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk; och
• leverera kundspecifika GreetScribe-, chatbot-, AI-assistent- eller relaterade tjänster enligt tillämpliga avtal.

Rättsliga grunder

Qevinto behandlar personuppgifter endast där det finns en rättslig grund enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.

6.1 Avtal eller åtgärder före ingåendet av ett avtal

Qevinto kan behandla personuppgifter där det är nödvändigt för att besvara en tjänsteförfrågan, utvärdera en önskad pilot, ta fram ett förslag, diskutera en möjlig kundrelation eller leverera avtalade tjänster.

6.2 Berättigade intressen

Qevinto kan behandla personuppgifter baserat på berättigade intressen, t.ex. för att:

• besvara allmänna B2B-förfrågningar;
• hantera affärskontakter och professionella relationer;
• driva och säkra webbplatsen;
• felsöka;
• förhindra missbruk och skydda systemen;
• föra interna affärsregister; och
• establishing, exercising, or defending legal claims.

Qevintos berättigade intressen är att driva och utveckla verksamheten, kommunicera med relevanta affärskontakter, skydda systemen och hantera juridiska och administrativa frågor.

6.3 Samtycke

Qevinto stödjer sig på samtycke där det krävs, t.ex. för:

• icke-nödvändiga cookies;
• analytics;
• marknadsföringscookies eller liknande tekniker, där de används; och
• elektronisk direktmarknadsföring där samtycke krävs.

Ni kan när som helst återkalla samtycket. Återkallandet påverkar inte lagligheten i behandlingen som skedde före återkallandet.

6.4 Rättslig skyldighet

Qevinto kan behandla personuppgifter där det krävs för att uppfylla rättsliga skyldigheter, t.ex. bokföring, skatt, regulatoriska eller myndighetskrav.

Cookies och liknande tekniker

Webbplatsen kan använda cookies och liknande tekniker. Vissa cookies kan vara nödvändiga för funktionen. Andra, t.ex. analyscookies, används endast där samtycke krävs och har givits.

Qevinto använder en cookiepanel från första part så att besökare kan acceptera, avvisa, ändra eller återkalla sina val. Mer detaljerad cookieinformation kan ges via cookiebannern, cookie-inställningarna eller cookieförklaringen på webbplatsen.

analytics

Qevinto laddar för närvarande inga analytics-skript. Analytics kan läggas till senare endast om det implementeras och aktiveras enligt besökarens analytics-samtycke.

analytics hjälper Qevinto att förstå hur webbplatsen används, vilka sidor som besöks och hur webbplatsen kan förbättras. Qevinto använder inte analytics för att identifiera enskilda besökare eller fatta betydande beslut om dem.

Elektronisk direktmarknadsföring

Qevinto kan använda kontaktuppgifter för att besvara förfrågningar och kommunicera om ett möjligt projekt, en pilot, en tjänst, ett samarbete eller en utbildning.

Qevinto kan skicka elektronisk direktmarknadsföring endast där det är lagligt. Detta kan baseras på samtycke, en befintlig kundrelation där lagen tillåter, eller tillämpliga B2B-kommunikationsregler. Marknadsföringsmeddelanden identifierar avsändaren och erbjuder en enkel väg att avregistrera sig.

Qevinto kan behålla minimala uppgifter om opt-out för att säkerställa att invändningar mot marknadsföring respekteras.

GreetScribe och kundspecifika implementationer

GreetScribe är Qevintos chatbot- och kundgränssnittslösning för hotell, boendeleverantörer, värdar, turismföretag, aktivitetsleverantörer och andra hospitality-företag.

För Qevintos egen webbplats och affärskommunikation agerar Qevinto som personuppgiftsansvarig. Vid framtida kundspecifika GreetScribe-implementationer kan kunden och Qevinto ha skilda roller beroende på tjänstemodell och dataflöden.

Där Qevinto behandlar personuppgifter för en kunds räkning regleras behandlingen av kundavtalet och vid behov av ett databehandlingsavtal. Tjänstespecifika villkor avtalas separat där det krävs.

GreetScribe är inte avsett för insamling av särskilda kategorier av personuppgifter eller onödig känslig information. Användare bör inte skicka onödiga känsliga personuppgifter via tjänsten.

Mottagare och tjänsteleverantörer

Qevinto kan lämna ut eller göra personuppgifter tillgängliga för mottagare och tjänsteleverantörer där det krävs för de syften som beskrivs i denna policy.

Mottagare och tjänsteleverantörer kan omfatta:

• e-postleverantörer;
• webbhotell och tekniska tjänsteleverantörer;
• leverantörer av samtyckeshantering;
• analytics-leverantörer, där samtycke har getts;
• professionella rådgivare;
• myndigheter, domstolar eller tillsynsorgan där lagen kräver det; och
• kundspecifika tjänsteleverantörer där det avtalats separat.

Där en tjänsteleverantör behandlar personuppgifter för Qevintos räkning eftersträvar Qevinto lämpliga avtal och databehandlingsvillkor.

Överföringar utanför EU eller EES

Vissa tjänsteleverantörer kan behandla personuppgifter utanför EU eller EES. När detta sker använder Qevinto lämpliga skyddsåtgärder enligt tillämplig dataskyddslagstiftning, t.ex. adekvansbeslut, standardavtalsklausuler eller andra lagliga överföringsmekanismer där det krävs.

Lagring

Qevinto behåller personuppgifter endast så länge som krävs för syftena i denna policy, eller enligt lag, avtal, rättsliga anspråk, säkerhet eller bokföringsskyldigheter.

När personuppgifter inte längre behövs raderas eller anonymiseras de inom rimlig tid.

Säkerhet

Qevinto strävar efter att skydda personuppgifter med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Tillgången är begränsad till vad som krävs för respektive ändamål.

Ingen webbplats eller online-kommunikation kan garanteras vara helt säker. Besökare bör undvika att skicka känsliga eller onödiga personuppgifter via formulär eller e-post.

Automatiserat beslutsfattande och profilering

Qevintos webbplats är inte avsedd att fatta enbart automatiserade beslut med rättsliga eller på liknande sätt betydande effekter för individer.

Qevinto använder inte webbplatsen för automatiserat beslutsfattande i den mening som avses i artikel 22 i GDPR.

Analytics är inte aktivt på webbplatsen just nu. Om analytics läggs till senare används den endast enligt vald analytics-samtyckeskategori och inte för att identifiera enskilda besökare eller fatta betydande beslut.

GreetScribe är avsett att stödja chatbotkommunikation, besvara frågor, hjälpa till med routning och stödja serviceflöden. Den är inte avsedd att fatta enbart automatiserade beslut med rättsliga eller på liknande sätt betydande effekter för individer.

Barn

Qevintos webbplats riktar sig till företag, yrkesverksamma, hospitality-aktörer, turismföretag, boendeleverantörer, värdar och andra företagsanvändare. Webbplatsen vänder sig inte till barn under 13 år, och Qevinto samlar inte medvetet in personuppgifter om barn via webbplatsen.

Era rättigheter

Med förbehåll för villkor och begränsningar i tillämplig dataskyddslagstiftning kan ni ha följande rättigheter:

• rätten att få information om behandlingen av era personuppgifter;
• rätten att få tillgång till era personuppgifter;
• rätten att begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter;
• rätten att begära radering av era personuppgifter;
• rätten att begära begränsning av behandlingen;
• rätten att invända mot behandling som grundas på berättigade intressen;
• rätten att återkalla samtycke där behandlingen grundas på samtycke;
• rätten till dataportabilitet där så är tillämpligt;
• rätten att invända mot elektronisk direktmarknadsföring; och
• rätten att inte bli föremål för enbart automatiserade beslut med rättsliga eller på liknande sätt betydande effekter, där så är tillämpligt.

Ni kan utöva era rättigheter genom att kontakta:

contact@qevinto.com

Qevinto kan behöva verifiera er identitet innan en begäran hanteras. Alla rättigheter gäller inte i alla situationer, och rättsliga begränsningar kan tillämpas.

Rätt att lämna klagomål

Ni har rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet om ni anser att behandlingen av era personuppgifter strider mot tillämplig dataskyddslagstiftning.

I Finland är tillsynsmyndigheten Dataombudsmannens byrå.

Ni kan också först kontakta Qevinto så att vi kan försöka lösa ärendet.

Ändringar av policyn

Qevinto kan uppdatera denna policy när webbplatsen, tjänsterna, leverantörerna, cookies, analytics, GreetScribe-implementationer, tekniska system eller rättsliga krav ändras.

Den senaste versionen publiceras på Qevintos webbplats. Väsentliga ändringar kan kommuniceras separat där det är lämpligt.