Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on:

Qevinto Oy
Y-tunnus: 3583823-3
Rovaniemi, Lappi, Suomi
Email: contact@qevinto.com

Tässä tietosuojaselosteessa “Qevinto”, “me”, “meitä” ja “meidän” tarkoittavat Qevinto Oy:tä.

Tämän tietosuojaselosteen soveltamisala

Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietoja, joita käsitellään seuraavissa yhteyksissä:

• Qevinton verkkosivusto qevinto.com;
• Qevintolle sähköpostitse tai verkkosivuston yhteydenottotoimintojen kautta lähetetyt yhteydenotot;
• GreetScribeen liittyvät pilotti-, odotuslista-, tuote- tai palvelukyselyt;
• evästesuostumusten hallinta;
• analytics, kun kävijä on antanut tarvittavan analytiikkasuostumuksen;
• verkkosivuston toimittaminen, ylläpito, turvallisuus ja vianmääritys;
• B2B-viestintä ja suhteiden hallinta; sekä
• Qevinton oma liiketoimintahallinto sekä oikeudelliset ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvät toimet.

Qevinton oman verkkosivuston ja yritysviestinnän osalta Qevinto toimii rekisterinpitäjänä. Tulevissa asiakaskohtaisissa GreetScribe-toteutuksissa asiakkaalla ja Qevintolla voi olla erilliset roolit sovitusta palvelumallista ja tietovirroista riippuen. Palvelukohtaiset tietojenkäsittelyehdot sovitaan tarvittaessa erikseen.

Käsittelemämme henkilötiedot

Qevinto käsittelee vain henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.

3.1 Yhteydenotto- ja kyselytiedot

Jos otat yhteyttä Qevintoon, voimme käsitellä:

• nimesi;
• sähköpostiosoitteesi;
• yrityksesi, kohteesi, toimijasi tai organisaatiosi nimen;
• roolisi tai ammatillisen kontekstisi, jos annat sen;
• toivomasi kielen;
• yhteydenottosi aiheen;
• viestisi ja muun vapaatekstisisällön;
• arvioidun palvelutarpeesi, yhteydenottomääräsi tai aikataulusi, jos annat sen; sekä
• muut tiedot, jotka päätät sisällyttää viestintääsi.

Osa verkkosivuston yhteydenottotoiminnoista voi avata oman sähköpostiohjelmasi valmiiksi täytetyllä viestillä osoitteeseen contact@qevinto.com. Tällöin viestiä ei lähetetä Qevintolle ennen kuin lähetät sen omasta sähköpostiohjelmastasi.

3.2 GreetScribeen liittyvät yhteydenottotiedot

Jos otat yhteyttä GreetScribestä, pilotista, odotuslistasta tai mahdollisesta palvelutoteutuksesta, voimme käsitellä:

• nimesi;
• työsähköpostiosoitteesi;
• yrityksesi, kohteesi, toimijasi tai organisaatiosi nimen;
• tietoja yrityksestäsi, kohteistasi, yksiköistäsi, aktiviteeteistasi, palveluistasi tai vierasviestinnän tarpeistasi;
• muistiinpanoja yhteydenotostasi, pilotin tavoitteista tai palvelutarpeista;
• liittyvän kirjeenvaihdon; sekä
• muut tiedot, jotka päätät antaa.

3.3 Tekniset verkkosivustotiedot

Kun vierailet verkkosivustolla, teknisiä tietoja voidaan käsitellä sivuston toimittamista, turvallisuutta, ylläpitoa, vianmääritystä ja väärinkäytön ehkäisyä varten. Näihin voi kuulua:

• IP-osoite;
• selain- ja laitetiedot;
• user agent;
• pyydetty sivu tai URL;
• käynnin päivämäärä ja aika;
• viittaustiedot, jos saatavilla;
• virhelokit; sekä
• turvallisuuteen liittyvät lokit.

Teknisiä tietoja käytetään vain siinä määrin kuin se on tarpeen verkkosivuston operointiin, suojaamiseen ja vianmääritykseen.

3.4 Eväste-, suostumus- ja analytiikkatiedot

Verkkosivusto voi käyttää evästeitä tai vastaavia teknologioita. Ei-välttämättömiä evästeitä, kuten analytiikkaevästeitä, käytetään vain, kun tarvittava suostumus on annettu.

Qevinto käyttää evästevalintojen hallintaan ensimmäisen osapuolen evästeasetuspaneelia. Suostumusten hallinnan yhteydessä voimme käsitellä tietoja, kuten suostumuksen tila, valitut evästeluokat, suostumuksen aikaleimat, selaintiedot ja niihin liittyvät suostumusmerkinnät.

Qevinto ei tällä hetkellä lataa analytiikkaskriptejä. Analytiikka voidaan lisätä myöhemmin vain, jos se toteutetaan ja otetaan käyttöön kävijän analytiikkasuostumuksen mukaisesti. analytics voi käsitellä tietoja, kuten sivunäkymiä, käyttötilanteita, selain- ja laitetietoja, likimääräisiä sijaintitietoja, analytiikkatunnisteita ja koottuja verkkosivuston suorituskykytietoja.

Qevinto ei käytä analytiikkaa yksittäisten kävijöiden tunnistamiseen.

3.5 Sähköpostiviestinnän tiedot

Qevinto käyttää sähköpostia yhteydenottoihin, yritysviestintään, asiakaskeskusteluihin ja palveluun liittyvään viestintään. Sähköpostin käsittely voi sisältää:

• lähettäjän ja vastaanottajan sähköpostiosoitteet;
• viestin aiheen;
• viestin sisällön;
• lähetys- ja vastaanottoajan;
• liitteet, jos niitä annetaan; sekä
• sähköpostiketjun metatiedot.

Pääsy Qevinton sähköpostiin on rajoitettu valtuutetuille käyttäjille.

Henkilötietojen lähteet

Qevinto saa henkilötietoja seuraavista lähteistä:

• sinulta suoraan, kun lähetät meille viestin tai yhteydenoton;
• sähköpostiohjelmastasi tai sähköpostipalvelustasi, kun lähetät viestin Qevintolle;
• verkkosivuston teknisestä käytöstä;
• suostumusten hallintatyökalusta, jos sitä käytetään;
• analytiikkapalvelusta, kun analytiikkasuostumus on annettu; sekä
• asiakkailta tai asiakasjärjestelmistä asiakaskohtaisissa GreetScribe- tai chatbot-toteutuksissa, kun siitä on erikseen sovittu.

Käsittelyn tarkoitukset

Qevinto käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• yhteydenottoihin vastaaminen;
• palvelu-, pilotti- ja odotuslistapyyntöjen käsittely;
• arviointi siitä, voivatko Qevinton palvelut sopia pyydettyyn käyttötapaukseen;
• mahdollisen asiakassuhteen tai sopimuksen valmistelu;
• B2B-viestinnän ja liikesuhteiden hallinta;
• verkkosivuston operointi, ylläpito ja suojaaminen;
• virheiden vianmääritys ja väärinkäytön ehkäisy;
• eväste- ja analytiikkasuostumusten valintojen hallinta;
• verkkosivuston suorituskyvyn mittaaminen ja parantaminen analytiikan avulla, kun analytiikkasuostumus on annettu;
• sähköisen suoramarkkinoinnin lähettäminen vain lain sallimissa tilanteissa;
• lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen;
• oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen tai puolustaminen; sekä
• asiakaskohtaisten GreetScribe-, chatbot-, AI-assistentti- tai niihin liittyvien palvelujen toimittaminen sovellettavien sopimusten mukaisesti.

Käsittelyn oikeusperusteet

Qevinto käsittelee henkilötietoja vain, kun käsittelylle on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeusperuste.

6.1 Sopimus tai sopimusta edeltävät toimet

Qevinto voi käsitellä henkilötietoja, kun se on tarpeen palvelukyselyyn vastaamiseksi, pyydetyn pilotin arvioimiseksi, tarjouksen valmisteluksi, mahdollisesta asiakassuhteesta keskustelemiseksi tai sovittujen palvelujen toimittamiseksi.

6.2 Oikeutetut edut

Qevinto voi käsitellä henkilötietoja oikeutettujen etujen perusteella esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

• yleisiin B2B-yhteydenottoihin vastaaminen;
• liiketoimintakontaktien ja ammatillisten suhteiden hallinta;
• verkkosivuston operointi ja suojaaminen;
• virheiden vianmääritys;
• väärinkäytön ehkäisy ja järjestelmien suojaaminen;
• sisäisten liiketoimintarekisterien ylläpito; sekä
• oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen tai puolustaminen.

Qevinton oikeutettuja etuja ovat liiketoiminnan harjoittaminen ja kehittäminen, viestiminen olennaisten liiketoimintakontaktien kanssa, järjestelmien suojaaminen sekä oikeudellisten ja hallinnollisten asioiden hoitaminen.

6.3 Suostumus

Qevinto perustaa käsittelyn suostumukseen tarvittaessa, mukaan lukien:

• ei-välttämättömät evästeet;
• analytics;
• markkinointievästeet tai vastaavat teknologiat, jos niitä käytetään; sekä
• sähköinen suoramarkkinointi, kun suostumus vaaditaan.

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

6.4 Lakisääteinen velvoite

Qevinto voi käsitellä henkilötietoja, kun se on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpito-, vero-, sääntely- tai viranomaisvelvoitteiden, noudattamiseksi.

Evästeet ja vastaavat teknologiat

Verkkosivusto voi käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita. Jotkin evästeet voivat olla välttämättömiä sivuston toiminnalle. Muita evästeitä, kuten analytiikkaevästeitä, käytetään vain, kun tarvittava suostumus on annettu.

Qevinto käyttää ensimmäisen osapuolen evästeasetuspaneelia, jotta kävijät voivat hyväksyä, hylätä, muuttaa tai peruuttaa evästevalintoja. Tarkempia evästetietoja voidaan antaa evästebannerissa, evästeasetuksissa tai verkkosivuston evästeilmoituksessa.

analytics

Qevinto ei tällä hetkellä lataa analytiikkaskriptejä. Analytiikka voidaan lisätä myöhemmin vain, jos se toteutetaan ja otetaan käyttöön kävijän analytiikkasuostumuksen mukaisesti.

analytics auttaa Qevintoa ymmärtämään esimerkiksi, miten verkkosivustoa käytetään, millä sivuilla vieraillaan ja miten sivustoa voidaan parantaa. Qevinto ei käytä analytiikkaa yksittäisten kävijöiden tunnistamiseen tai merkittävien päätösten tekemiseen heistä.

Sähköinen suoramarkkinointi

Qevinto voi käyttää yhteystietoja vastatakseen yhteydenottoihin ja viestiäkseen mahdollisesta projektista, pilotista, palvelusta, yhteistyöstä tai koulutuksesta.

Qevinto voi lähettää sähköistä suoramarkkinointia vain lain sallimissa tilanteissa. Tämä voi perustua suostumukseen, olemassa olevaan asiakassuhteeseen lain sallimissa rajoissa tai sovellettaviin B2B-viestintäsääntöihin. Markkinointiviesteissä ilmoitetaan lähettäjä ja tarjotaan helppo tapa peruuttaa tilaus tai kieltäytyä.

Qevinto voi säilyttää vähimmäistiedot kielloista varmistaakseen, että markkinointikiellot huomioidaan.

GreetScribe ja asiakaskohtaiset toteutukset

GreetScribe on Qevinton chatbot- ja asiakasrajapintaratkaisu hotelleille, majoituspalvelujen tarjoajille, majoittajille, matkailuyrityksille, aktiviteettipalvelujen tarjoajille ja muille majoitus- ja matkailualan yrityksille.

Qevinton oman verkkosivuston ja yritysviestinnän osalta Qevinto toimii rekisterinpitäjänä. Tulevissa asiakaskohtaisissa GreetScribe-toteutuksissa asiakkaalla ja Qevintolla voi olla erilliset roolit sovitusta palvelumallista ja tietovirroista riippuen.

Kun Qevinto käsittelee henkilötietoja asiakkaan puolesta, käsittelyä ohjaavat asiakassopimus ja tarvittaessa tietojenkäsittelysopimus. Palvelukohtaiset tietojenkäsittelyehdot sovitaan tarvittaessa erikseen.

GreetScribeä ei ole tarkoitettu erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen tai tarpeettomien arkaluonteisten tietojen keräämiseen. Käyttäjien ei tule toimittaa palvelun kautta tarpeettomia arkaluonteisia henkilötietoja.

Vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Qevinto voi luovuttaa henkilötietoja tai asettaa niitä vastaanottajien ja palveluntarjoajien saataville, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.

Vastaanottajiin ja palveluntarjoajiin voi kuulua:

• sähköpostipalveluntarjoajat;
• verkkosivuston palvelinympäristö- ja tekniset palveluntarjoajat;
• suostumusten hallinnan palveluntarjoajat;
• analytiikkapalveluntarjoajat, kun suostumus on annettu;
• ammatilliset neuvonantajat;
• viranomaiset, tuomioistuimet tai sääntelyelimet lain edellyttämissä tilanteissa; sekä
• asiakaskohtaiset palveluntarjoajat, kun siitä on erikseen sovittu.

Kun palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja Qevinton puolesta, Qevinto pyrkii käyttämään asianmukaisia sopimuksia ja tietojenkäsittelyehtoja.

Siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Jotkin palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tällöin Qevinto käyttää sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä asianmukaisia suojatoimia, kuten riittävyyspäätöksiä, vakiosopimuslausekkeita tai muita lainmukaisia siirtomekanismeja tarvittaessa.

Säilytys

Qevinto säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin tai lain, sopimuksen, oikeusvaateiden, turvallisuuden tai kirjanpitovelvoitteiden edellyttämällä tavalla.

Kun henkilötietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan kohtuullisessa ajassa.

Turvallisuus

Qevinto pyrkii suojaamaan henkilötietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Pääsy henkilötietoihin rajoitetaan siihen, mikä on tarpeen kyseiseen tarkoitukseen.

Minkään verkkosivuston tai verkkoviestintätavan täydellistä turvallisuutta ei voida taata. Kävijöiden tulisi välttää arkaluonteisten tai tarpeettomien henkilötietojen lähettämistä lomakkeiden tai sähköpostin kautta.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Qevinton verkkosivustoa ei ole tarkoitettu tekemään yksinomaan automaattisia päätöksiä, joilla on oikeudellisia tai vastaavasti merkittäviä vaikutuksia henkilöihin.

Qevinto ei käytä verkkosivustoa GDPR:n 22 artiklassa tarkoitettuun automaattiseen päätöksentekoon.

Analytiikka ei ole nyt käytössä verkkosivustolla. Jos analytiikka lisätään myöhemmin, sitä käytetään vain valitun analytiikkasuostumusluokan mukaisesti eikä yksittäisten kävijöiden tunnistamiseen tai merkittävien päätösten tekemiseen heistä.

GreetScribe on tarkoitettu tukemaan chatbot-viestintää, vastaamaan kysymyksiin, auttamaan ohjauksessa ja tukemaan palvelutyönkulkuja. Sitä ei ole tarkoitettu tekemään henkilöistä oikeudellisesti tai vastaavasti merkittäviä yksinomaan automaattisia päätöksiä.

Lapset

Qevinton verkkosivusto on tarkoitettu yrityksille, ammattilaisille, majoitus- ja matkailutoimijoille, matkailuyrityksille, majoituspalvelujen tarjoajille, majoittajille ja muille yrityskäyttäjille. Verkkosivustoa ei ole suunnattu alle 13-vuotiaille lapsille, eikä Qevinto tietoisesti pyri keräämään lasten henkilötietoja verkkosivuston kautta.

Oikeutesi

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön ehtojen ja rajoitusten mukaisesti sinulla voi olla seuraavat oikeudet:

• oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä;
• oikeus saada pääsy henkilötietoihisi;
• oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista;
• oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista;
• oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista;
• oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä;
• oikeus peruuttaa suostumus, kun käsittely perustuu suostumukseen;
• oikeus tietojen siirrettävyyteen soveltuvissa tilanteissa;
• oikeus vastustaa sähköistä suoramarkkinointia; sekä
• oikeus olla joutumatta yksinomaan automaattisen päätöksenteon kohteeksi, jolla on oikeudellisia tai vastaavasti merkittäviä vaikutuksia, soveltuvissa tilanteissa.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä:

contact@qevinto.com

Qevinton voi olla tarpeen varmistaa henkilöllisyytesi ennen pyyntösi käsittelyä. Kaikki oikeudet eivät sovellu kaikkiin tilanteisiin, ja oikeudellisia rajoituksia voi soveltua.

Oikeus tehdä valitus

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot henkilötietojesi käsittelyn rikkovan sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.

Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.

Voit myös ottaa ensin yhteyttä Qevintoon, jotta voimme yrittää ratkaista asian.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Qevinto voi päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos verkkosivusto, palvelut, palveluntarjoajat, evästeet, analytiikka, GreetScribe-toteutukset, tekniset järjestelmät tai lakisääteiset vaatimukset muuttuvat.

Uusin versio asetetaan saataville Qevinton verkkosivustolle. Olennaisista muutoksista voidaan tarvittaessa viestiä erikseen.